vedlikeholde store dokumenter kan være tungvint , men det er verktøy som er innebygd i Microsoft Word-programmet som gjør jobben håndterlig . Bruk Words " Finn ", " Kommentarer " og " Spor endringer " funksjoner for å redigere dokumentet , og deretter beskytte den når den er i sin endelige form . Finne relevant informasjon raskt , kommentere med spørsmål eller bekymringer , og deretter sende hele dokumentet til en kollega for endringer, som vil spores med hennes initialer. Ved å beskytte dokumentet , kan du kontrollere hvilke typer endringer , om noen, som er tillatt. Med bruk av disse verktøyene , vil stort dokument synes mindre og mer håndterlig . Instruksjoner
Finn
en

Finn tekst i dokumentet ved å trykke og holde nede "Control "-knappen mens du trykker på "F "-tasten. Alternativt kan du klikke " Finn " i "Home "-menyen .
2

Skriv inn teksten du leter etter, og trykk " Enter". Jakten er ikke store og små bokstaver som standard, så , for eksempel , kan du skrive inn " tekst " eller "Tekst" for de samme resultatene.
3

Klikk "More " for å begrense søke etter fall prefiks eller wildcards . Fortsette å søke til du finner den ønskede teksten .
Kommentarer
4

legge til kommentarer i dokumentet ved å merke teksten din kommentar vil forholde seg til , navigere til "vurdering" og velge " Ny kommentar ". Skriv inn din kommentar i feltet som vises. Kommentarer skiller seg ut , slik at de lett kan bli redigert eller fjernet .
5

Naviger til " omtale ", deretter " Vis markering " og fjerner markeringen "Kommentarer " for å midlertidig skjule kommentarer . Dette er nyttig for å skrive ut en umerket kopi.
6

Høyreklikk på den merkede kolonnen og velg " Slett kommentar " for å fjerne hele kommentar. Naviger til "Gjennomgå Pane " innenfor tracking -menyen og velg vertikal eller horisontal posisjonering for å se en liste over alle endringer i dokumentet .
Spor endringer
7

Naviger til "Review "-menyen og velg " Spor endringer Options " Velg hvilke typer endringer du vil spore og formateringsalternativer du ønsker å bruke . For eksempel kan du bruke en blå tekstfarge for formatering endringer og en rød gjennomstreking skrift for slettinger.
8

Klikk " Spor endringer " for å slå på sporing. Initialene dine vil bli registrert siden endringene.
9

Slå av sporing av endringer ved å velge " Spor endringer" igjen . Eventuelle endringer som gjøres mens sporing av endringer er slått av vil ikke bli registrert.
10

Godta eller forkaste endringer gjort av andre ved å velge de riktige " Godta " eller " Avvis "-knappene . Skjul endringer midlertidig ved å velge " Alle korrekturlesere " fra " Vis markering " -menyen i " Tracking ".
Beskytt dokument
11

velge "Beskytt dokument" i gjennomgang menyen og velg dine ønskede restriksjoner. Beskytte integriteten av dokumentet kan øke sin troverdighet og nytte.
12

Velg «Formatere restriksjoner" til ikke å tillate bestemte typer formatering , for eksempel bildetekster eller kroppen innrykk stiler . Eller la alle formatering restriksjoner valgt å forby all formatering endringer .
13

Velg "Kommentarer " eller " merkede endringer " for å tvinge alle brukerne å dokumentere endringer , som du senere kan se gjennom . Eller velg "No Changes" hvis du vil at dokumentet skal være skrivebeskyttet.
14

gjøre unntak som de regler som gjelder. For eksempel kan du ekskludere deg fra beskyttelsesreglene , slik at bare deg selv å gjøre endringer.
15

Klikk " Ja , start aktivering av beskyttelse " og skriv inn et passord for dokumentet , hvis det er ønskelig . Hvis ikke, klikker "OK" og dokumentet vil bli beskyttet. Klikk på " Stopp Protection " for å tillate endringer igjen .