QuickBooks importerer data fra andre QuickBooks filer og annet regnskaps-og regneark programmer ved hjelp av Intuit Interchange Format , en tekstfil som ender med filtypen iif . . Importere data fra andre QuickBooks regnskap er ganske lett siden programmet håndterer formatering. Intuit advarer imidlertid at å skape IIF filer ved å tilpasse data fra et annet regnearkprogram eller regnskap programmer er " teknisk komplisert . " Selskapet antyder at med mindre du har mye data som skal importeres, kan det være raskere og enklere å skrive inn data direkte inn QuickBooks . Hva du kan importere

Du kan bruke en IIF fil å importere oppføringene QuickBooks lister , herunder kontoplan , elementer som brukes i transaksjoner , leverandører, kunder og budsjetter . Du kan også importere transaksjoner som sjekker, innskudd , fakturaer , leverandør regninger, kontantsalg , estimater og finanskladdeposter .
Begrensninger

Importert IFF filer ikke skaper transaksjonskostnader lenker . Hvis en betaling fra en kunde er inkludert i import , må du manuelt søke betalingen til en åpen faktura . Hvis du bruker QuickBooks med en multi -user lisens, må du være i single- user mode for å importere eller eksportere data og må logge inn som administrator. Du kan ikke importere eller eksportere lønnsdata .
IIF Headers

Du forberede data for overføring i et regnearkprogram , men lagre programmet som en tekstfil . Skal leses lett av QuickBooks , endre filtypen i filnavnet til . Iif . Forlengelsen tips av QuickBooks at filen inneholder data som skal overføres , men hva gjør filen arbeid er overskriftene . Overskriftene definere bestemte felt i selskapet filen . De filhodene er satt på rad med det første søkeordet i raden som begynner med et utropstegn . En rad begynner med " ! Ovfø " identifiserer en transaksjon for import . QuickBooks inneholder en liste over overskrifter som trengs for å overføre data på riktig måte . Skrivemåten for hver av disse overskriftene mye være riktig å overføre dataene vellykket. QuickBooks gir et nedlastbart IIF import kit som inneholder en import manuell , en liste over kolonneoverskrifter som trengs for å importere data og prøve IIF filer. Prøvene viser formateringen som kreves for å lage en lesbar IIF fil .
Backup før importering

Sikkerhetskopier bedriftens data før du importerer en IIF fil . Hvis filen importen med feil , kan du alltid gjenopprette backup. Praksis er alltid i orden når først å lage og importere IIF filer. Bruk en QuickBooks fiktivt firma fil å importere en IIF -fil for å se om datafilen overfører korrekt .