Når du bygger en database i Access 2007 , kan du designe en rekke spørringer og rapporter for å gi sluttbrukerne den informasjonen de ønsker på et museklikk . Når disse spørringer og rapporter er på plass , gjør brukerne ikke trenger å vite noe om utformingen av databasen eller innholdet i tabellene for å finne den informasjonen de trenger. Alt de trenger å gjøre er å klikke på hver rapport , og de kan se informasjonen lagt ut i et brukervennlig format . I motsetning til en detalj rapport , som viser hver post i forbindelse tabell eller spørring, en oppsummerende rapport bruker gruppering og sortering alternativer for å bryte dataene inn i lett -å-bruke kategorier. Instruksjoner
en
Åpne databasen som du ønsker å lage rapporten . Klikk på " Create" -fanen på båndet .
2
Velg " Report Wizard " og velg tabellen eller spørringen du vil basere rapporten på . Dobbeltklikk hvert felt du ønsker å inkludere i rapporten, og klikk " Next".
3
gjennomgang listen over tilgjengelige felt og tenke på gruppering alternativene du ønsker. For eksempel, hvis rapporten inneholder et etternavn og fornavn feltet , kunne du gruppen først på etternavn og deretter på fornavn .
4
Velg feltet du vil sortere rapporten på . Hvis du vil sortere kunder i databasen ved etternavn, ville du velge feltet for etternavn . Klikk " Stigende " for å sortere navnene alfabetisk.
5
Velg et sekundært felt for å sortere på hvis du ønsker det. For eksempel, hvis du sortere på etternavn og deretter fornavn, vil du se alle de " Smiths " gruppert sammen, men sortert etter første bokstav i fornavnet , for eksempel , James Smith , da Jim Smith , da Mary Smith .
6
Velg en stil for rapporten og klikk " Next". Skriv inn en rapport navn og klikk " Next". Klikk "Finish " for å fullføre rapporten.