Datasystemer bruke to forskjellige måter å organisere data på en harddisk : filbehandling systemer og database management systemer . Filsystemer er det enklere og mer tradisjonell måte å håndtere informasjon - programmer opprette filer og skrive data direkte til dem . Med en database , programmer sende kommandoer til en server som behandler kommandoene og returnerer resultatene. Den innebygde data - håndtering evner av databaser forenkle oppgaven med å håndtere informasjon . Typiske bruksområder

Mange desktop-applikasjoner bruker tradisjonelle filbehandling systemer i form av dokumenter . For eksempel , oppretter Microsoft Word et strukturert dokument som inneholder tekst, fonter og formatering instruksjoner . Word åpner og manipulerer sine dokument-filer direkte. Søknader som har informasjon med svært organiserte og repeterende strukturer er egnet til databaser . For eksempel har en bank én million kunder og ønsker å holde et kontonummer , navn og adresse for hver enkelt. I tillegg har hver kunde mange transaksjoner, som i sin tur består av en dato, en transaksjon type og en mengde . Databasetabeller håndtere denne type data enkelt .
Programming innsats

Et program som opprettholder sin egen fil må inneholde logikk for å åpne filen. For eksempel, hvis den holder en liste over kake oppskrifter , må en programmerer bestemme hvordan du henter en bestemt post fra filen , og også finne ut hvordan de skal organisere listen over ingredienser og bakervarer instruksjoner . En database reduserer programmering innsats fordi den organiserer og leser informasjon ved hjelp av sin egen innebygde programvare; programmereren trenger ikke å gjenskape denne logikken for hver fil

Kostnader
< . br >

Commercial database programvare leveres vanligvis med store lisensavgifter som avhenger av funksjonene og antall brukere. Selv om lisens for åpen kildekode DBMSer som MySQL er gratis, kan en organisasjon likevel pådra teknisk støtte og opplæring kostnader . I tillegg kan DBMS kreve en full tid administratoren kan kontrollere databasen. En filbehandling system kan trenge noen administrasjonen, men sjelden involverer lisensavgifter .
SQL

fleste moderne DBMSer bruke Structured Query Language for informasjonsbehandling, rapportering , vedlikehold og administrasjon oppgaver. Det har eksistert siden 1970-tallet , og generasjoner av datamaskinen fagfolk har blitt kjent med den. SQL tilbyr sofistikerte og standardiserte metoder for å oppdatere , hente og strukturere data . File behandlingssystemer har ikke støtte lik SQL, og informasjon - management verktøy for standard filer er relativt mye mer primitive.