? Formateringen funksjoner i Word formidle en forfatter budskap med presisjon og lesbarhet . Dokumentene inneholder tekst, bilder og tabeller som er formatert med flere skrifttyper , farger og lesbare oppsett. Materialer bestemt for online distribusjon kan til og med skryte av videoer og lyd. Men disse funksjonene kan produsere en fil som er for stor til å lagre på CDer og DVDer , eller uhåndterlig for rask overføring via e-post eller web . Komprimering av ordet dokumentet gjør det enklere å administrere. Instruksjoner
en

Bla gjennom en online komprimering verktøyet som NippyZip , som lagrer arkiver i zip-format . Ved hjelp av web programvare unngår nedlastinger av programmer som tar opp plass på harddisken og kan inneholde skadelig programvare . Zip opptil 10 filer samtidig , men du er begrenset til 5024 kB per fil. Hvis du vil sende arkivet til en e-postadresse , gjøre det direkte fra nettstedet.
2

Last ned, installere og kjøre en gratis kompressor som 7 -Zip , som ikke begrenser filstørrelser og kan behandle filer uten å koble til Internett. Verktøyet lagrer dokumenter i ZIP , TAR og GZ -formater. Det har også sin egen 7z format , som CNET funnet å være opp til 40 prosent mindre enn en sammenlignbar ZIP -fil . Legg passordbeskyttelse og gjøre arkivet selvutpakkende , slik at brukerne ikke trenger den originale kompressor for å lese dokumentet. Til slutt tester arkivet før fordeling for å sikre at den fungerer som den skal .
3

kjøpe, installere og kjøre en kommersiell kompressor som WinZip . Den lagrer til ZIP , LHA og ZIPX , et proprietært format som gir mindre filer . En Båndet beviser kjent for de som bruker Microsoft 2007 produkter, og CD eller DVD. Kryptering med et passord er tilgjengelig, med en opsjon på å slette filer automatisk etter visning . Til slutt , flere arkiver gå inn i logiske grupper av relaterte filer , for enklere e-post og arkivering. ( Referanse 3 )